汇报工作是职场人必修的一课! 分享一个方法:「电梯汇报术」。6 v) m" W: D# {9 ~& J
「电梯汇报术」是一种结构化思维,比如今天要介绍的是 PREP 的汇报结构:Position 观点、Reason 理由、Evidence 证据、Position 重复观点。
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' f% L& k# _7 M5 i; a V* D- 必须让领导一开始就明白,你希望领导做什么?
, R$ U/ ]1 g- y# O; F - 站在一个决策者而不是执行者的角度上,哪些理由能直接帮助他做决策最重要的一点,简洁的表达源于单纯的心态。
# r2 ~/ j+ g4 i5 V6 r& I, o: y+ y' j 十几年前,我还在银行当信贷员,为辖区内一家企业增加信贷额度。忙了一个月,好不容易把材料一路磕磕绊绊地送到了最重要的程序——市分行的贷审会。: {! O# B: f' Z& _+ O+ X0 }% P
我和主任估计贷审会一次通过有难度,这家企业的情况非常复杂,光材料就有半尺高,所以打算在会前和分管信贷的副行业先做一次沟通。9 p5 u& S$ o/ [4 p3 Q# N1 e
好不容易安排了时间,没想到那天分行忽然来了检查团,我们从上午一直等到贷审会开会之前,都没见到那位行长。
. P( B1 q* | U( \我都不抱希望了,可主任毕竟是老江湖,他让我等着,一个人跑到行长专用电梯前,刚好拦住了准备上楼的副行长。- ?3 u+ d, s( ^1 d D* f
最后贷审会非常顺利,我相信是主任的这次「电梯汇报」起了很大作用,但他是怎么办到的呢?% e! }3 V8 o- l. k; w |7 E% u, j/ j
十多年以后,我看到了一个叫「电梯汇报术」的方法,才明白其中的奥妙。
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有时,你准备了上百页的屁屁踢,可临开会,领导却只有五分钟的时间在场,没他拍板,别人什么也决定不了。3 H! s. y* w" x; m2 c
有时候,你要汇报一件很重要的事,但领导却不这么认为,他觉得自己的时间很值钱,你的事只配给五分钟。. \/ j3 ~* s! ~3 J( N
有时候,你到客户那里去提报方案,刚好遇上了他们的大领导,可他只有五分钟的时间,你是一步步走流程,还是抓住这天降的五分钟呢?
9 l1 s6 w' F: B再比如,你在行业会议的茶歇认识了一个投资人,你能利用这短短的五分钟泡咖啡的时间,把项目说清楚,并争取一次正式见面的机会吗?
' q, x& Y: D' N' p5 E- g! \麻省理工学院每年的创业大赛中,有一个环节就是「电梯汇报」,赢者可获 2 万美元奖金,因为上面这些,都是「电梯汇报术」可以帮助你的。
% Z7 P: B3 ?3 c% f1 f/ j" Q+ K第一步:观点(Position), @8 y: w p2 @3 v
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就是首先用一两句话说清楚你想要得到的东西,包括:希望领导原则上同意、给预算、定时间、定下一步计划、或者尽快看看你的详细材料,等等。+ A, u$ S' z/ g i5 V
请注意(敲黑板),很多人第一步就出了问题,不是「你做了什么」,而是「你希望领导做什么」。) w" J* k; |5 A' L5 H: N2 z
我们通常这样开头:
. K$ ~! [+ f3 J* N; N! g5 R1 v「上周我见了一个客户,他 balabalabala」: p1 Y/ l. J0 u% A. s- }# Y/ `
「这个月,我对 XX 市场进行了全面调研,走访了几十家客户,其中有 balabalabala」
. K& M3 F; z+ `- Z「我分析了近几个月的销售数据,发现 balabalabala」$ J" [* i/ ^" o
没错,你为这个方案付出了一个月的努力,你有很多话想告诉领导,但这关他什么事呢?功劳要卖,但不是现在。
+ X& R+ k6 ~" \# h" l不是「我见了一个客户」,而是「有个客户希望见一下您」。
0 R8 I& H- B. n* ^( X4 Y' T不是「我做了调研」,而是「想请您确认一下下一步的技术方案」。
- S5 h* L8 P6 ?5 z4 K不是「我分析了销售数据」,而是「我们必须把促销的时间提前」。8 k, S+ Y; I- r! D7 y3 i2 {: B
为什么要这样开头?你知道很多领导忙到什么程度?会议开始之前,他还不知道会议的主题是什么。你必须让他一开始就明白,你希望他做什么?他才能围绕这一点,考虑你下面的内容。
2 C' G/ T1 M& Z- g% }$ H你想要领导做的事情,一般有三种:3 e" N s3 B* b7 E" y$ |5 z
第一种是领导明确的动作(定方向、定预算、定时间、定下一步计划);
& }' D3 o. q) H7 B2 y- O第二种是领导原则上同意,可以继续进行下去;) _/ c" \% w& P( s0 ~
第三种是领导重视并尽快看看你的详细材料或安排会议。! C5 K" l1 Y# R
你想得到哪一样,取决于工作目前的进度,取决于领导的决策风格(授权型还是参与型),你必须有一个明确的判断,别指望领导帮你决定。
# r# w6 D7 t4 ^- o8 v, p+ `) f% @请一定要盯着他的眼睛,用坚定、简短、直接的语言告诉他:「我需要得到您的……」9 ^- v3 f7 \! c0 J4 z8 g! I* n
不要怕这样做失礼,让领导尽快进入状况,节省他的时间,就是对他最大的尊重。- P. e: k5 F2 v0 E S
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第二步:理由(Reason)
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接下来,你还有 4 分 30 秒?
/ v p( y# |9 H" r不,你最多还有 2 分钟时间陈述你的理由,差不多是你平时讲三页 PPT 的时间。因为还得留 1 分多钟给领导提问。
& n- A4 A; m; I6 ^9 X你需要仔细分析你的汇报材料,凝结成不超过三个理由,然后试着用简洁而有力的语言表达出来。
8 m6 }+ R! k4 I& Q7 m- B. w2 I简洁的表达在于强化重点,何为重点,又取决于你的汇报目标。试比较下面两种句式:
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