最近有很多朋友私信问我汇报的PPT该怎么做,觉得自己动手做PPT太麻烦了,我平时用得比较多的是一个叫Canva可画的网站/App,直接套用PPT模板就行,能极大地提升汇报工作的效率。
5 _) D, g, t/ f; o3 w知乎营销平台这个平台上的模板颜值高,重点是大多数都是免费的,具体介绍放在文末了。
5 H( X' C4 {( v#以下为正文
* f" _0 h0 {$ e0 N" e$ G$ w先说结论,非常有必要,而且这是一个帮助你升职加薪的良性行为!
/ Q4 _7 N u! |, P9 B8 k ]大多数人担心汇报招领导烦,是因为你没掌握正确的汇报姿势,这个后面会讲,这里先说一说为什么有必要。
# G2 Y& x, G3 o; m, x( `) I: R( n V) p- ], V5 l& [7 X
汇报是一个增加收益,规避风险的行为。
9 w7 ~2 l- _6 e. i7 e
/ l* C; n% W* Y先说收益,能增加领导面前的存在感。
: A. y$ c1 |2 _ 我刚参加工作的时候,所在的部门有80名员工,当时的职级是这样:大部门总监-大部门经理-分部门经理-高级主管-初级主管-资深专员-专员& |- k: {, B+ B. c! B6 C
我作为小专员跟总监隔了5个层级,他连我叫什么都不知道,但是跟我同一批入职的员工里的某位同事,他总能叫出他的名字。0 R) _6 {0 Q9 T' A
我一度以为他们有什么PY关系,后来我询问那位同事,发现原因很简单,因为经常在总监面前刷脸。比如在电梯里遇上主动跟他攀谈,在篮球场上碰到“厚着脸皮”一起打球,就是比较会来事儿的那种。# Q. u: S* T6 v, U6 Q: t) q( b v
汇报工作也是刷脸的重要方式。如果你不善言辞,不知道如何“讨好”领导,那么汇报工作绝对是最佳的刷脸方式(前提是正确的汇报技巧,后面会说),毕竟公司人那么多,只有不断强化在领导心目中的印象,才有机会脱颖而出。4 U P- d; ~! n+ n
1 s1 F9 M5 W: C0 y- ~4 C; U其次是获取帮助。' v7 H% V. L5 F$ O0 c D' u
在职场中,你最大的资源其实就是你的领导,不要老抱有领导就是增加工作量、分派任务的想法。+ {/ V! _$ R, j. t2 x0 w
记住这句话:“领导是你最大的资源。”- y; s. A8 j( v' G4 t5 z3 B$ e& \+ C9 \
如果一项工作需要跨部门协作,但是你跟其他部门又不太熟,自己找别人吃了闭门羹,这时候怎么办?( b6 |9 \ C/ E' I" g
当然是找你的领导,让你的领导跟其他部门领导打个招呼呗。: d6 M* K3 J& r9 I
这种事我遇到太多了,找财务文员,他们就说“我们经理没交代”;找人事,人事也会说“我们经理没交代”;找他们经理,经理说“让你的领导跟我说。”
" p" Z3 ?% A k8 l: m这时候,是不是觉得领导好使了,能够帮你解决问题,而不是给你增加任务。
, z# f7 o' m7 @而且,领导既然能做到领导,大部分情况下都有过人之处,领导的经验、思考方式,能在你遇到问题时给予一些建议与指导。
7 X, N3 X/ f/ P" s) `1 z此外,有些事情的决策权已经超过你的权限,这时候肯定要找领导帮助呀。
: N7 n: X: j- b: e0 Z# h汇报工作的收益其实还挺多的,这里就不细讲了,下面说说规避的风险。
6 k7 v7 b+ a6 R) C) N* @7 m7 i
3 c/ Q- m" m/ ~% b0 t6 J) w$ g2 s减少工作的不可控性, j& j, g. F. d" }
当人们遇到的事情不在自己的掌控范围内,就会陷于无奈与绝望之中,产生非常强烈的焦虑情绪。: H2 `/ t- ]+ S% q
比如出门坐公交车,通过APP查看公交车的位置,结果临到车站眼睁睁看着公交车开走;比如跟朋友约好了下午6点吃饭,但对方却迟到了,你打电话询问得知20分钟后会到,结果25分钟过去了,朋友还没出现;又比如,跟同事协同工作,按进度他今天把手上的事情做完,你就可以开展你的工作,结果临近下班了才告诉你要过几天才能交付给你。
% Q$ ~5 n6 m) L- a 以上这些情景,我想你或多或少都遇到过,在你身上发生这些事情的时候,你是不是感觉很焦虑,很烦躁呢?
& ~" m7 a! I( `( b在职场中,向领导汇报工作,就是为了减少这种不可控性。2 ~; J. O9 N" P+ Z# w
一是让领导了解工作的进度,增加领导心理安全感,认为事情在自己的掌控之中;2 o) y2 _4 A, {8 x1 S/ F! Q
二是让领导把关一下工作,确保进展在计划之内,防止在错误的道路上越走越远;3 |7 h% `7 f4 i) c ~. V$ F3 m1 O
三是发生意外的时候,提前告知领导,可以有时间做好应对风险的准备,否则等到事情完全失控,也要辞职走人了。8 L3 k, R4 e! m/ Y
因此,汇报工作非常有必要。
+ k$ S0 ^" S! B* k2 ^ g1 N当然,如果你不知道怎么汇报工作,该汇报什么内容,什么时候该汇报,那领导真的会嫌你烦。
: S( c0 ~ B5 J1 p那么下面,就来说一说,该如何汇报工作。! c) ^6 t+ o$ a
4 m2 T& L i' D
+ c) Z! w% A" m. t* w* ^5 z' {如何向领导进行工作汇报/ G0 T: \7 U) p, M. c
& N% Z; o/ }; ^, X1 w汇报工作之前,你需要思考这3个问题:# [) ^! N( h3 v; ]% p
1.什么事情需要汇报?) Z- \7 @6 z; n9 J6 x2 Z! T. {
2.汇报的内容是什么?
9 H: a+ U# C2 J2 Q6 ?/ N3.什么时间汇报合适?" k* O4 P' o1 g9 ^# i1 i+ ]
当你思考完这三个问题,其实你就做好汇报工作的准备了。! k- o$ g/ O2 H- f# M8 |
# N: B; x* q) Z; w% G. W4 @' W什么事情该汇报?
- n% U+ s) ^8 U# P' w& z2 o1 }- l R 我大学在酒店实习的时候,有个送餐部的同事,每出一个餐都要跟经理汇报一下,后来没到两周,他就被调离送餐部了,因为经理不堪其扰,这就是“不懂工作汇报”的典型。
0 r! B* o [& ?! ?7 c. q在工作中如果事无巨细都要向领导汇报,不仅在领导心目中留下“没主见、不机灵”的印象,甚至领导看到你就烦,想方设法把你弄走。5 \; p$ I$ G/ E
所以啊,不是所有的事情都需要汇报。
. Y* }2 ?& q( ~! n E我认为在职场中,遇到以下四种情况需要汇报:* J, N1 h& C; S0 w) g7 \
一、工作计划开展前,需要跟领导请示一下,这个计划是不是可行,预计收益是否达到领导的要求;* b3 k) h- L1 a. l( K
二、工作计划进行时,需要跟领导同步一下,避免计划偏离,不要让领导失控,要让领导放心、安心;
( t$ m9 T3 Y7 x1 V x8 Y6 a! y三、工作计划完成时,需要跟领导总结一下,“邀一邀”功劳,让领导知道事情完成了,不论结果是好是坏,他都心里有数;5 R1 e6 b8 [% L& \" u0 k$ j K
四、工作权限超出自己范围时,需要让领导来做个决策,比如你们部门要采购一些物品,涉及到钱的事情一般都需要上级领导审批,先问问领导的意见。1 v0 Q$ ~3 y% f4 `* q
在平常工作时,一些比较常规的事务性工作,就不需要时时刻刻汇报了,除非特殊情况。# T+ j; Z! ^# Y' R5 k1 j
比如我以前的那位送餐同事,给酒店里的客人送个餐就属于日常事务,没必要每出一次餐就汇报一次,这属于自己权限职责内的事(如果是特殊的VIP客户,比如集团的老总、业主公司的董事,这时候就需要另行汇报。)! P+ E) W- l* I8 Y8 u. }
如果你已经考虑完了第一个问题,认为这件事需要向领导汇报,你就要开始思考第二个问题——汇报什么内容。" I+ X$ x( G, c8 h
+ g5 A( |" k$ U$ N' G有价值的内容才值得汇报
3 t$ V- q, t0 P }8 ^( Q 职场沟通讲究的是有效信息传递,尤其是向上管理。9 @: c) U) a+ q/ S0 z$ z3 u
跟领导汇报工作不是为了闲聊,也不是打发时间,而是交流工作。因此内容的价值,不得不考虑,不然就容易被领导批评“讲重点!”
) D, |, J# I# z, _6 z. Q3 g汇报工作讲重点,不仅仅不耽搁领导的时间,更重要的是,学会归纳总结的能力,抓住事情的本质问题,这样才能逐步提升自己的工作能力。
$ E* K* Z7 A+ m3 }0 L! k那么哪些内容是有价值的内容呢?4 o6 T: I O$ E$ g9 K; a. ]0 y. R) Z* R
我认为要抓住以下4个关键:
8 b( E* q0 u5 x- P& R" u一、工作中的问题3 y& t4 V, M( y; s+ |/ Y- g
什么是问题?预计目标与现实之间的差异就是问题,超出你能力边界的事情就是问题。( l- G. v, ^! w* `8 F& C
自己不知道怎么办?找有能力解决的人帮忙,其中就包括了请教你的领导。
: N" g3 f0 S H4 z领导的经验能力或者他思考问题的角度,或多或少都能给你提供一些支持与指导。当你在处理工作时,遇到了问题,把问题界定清楚,然后向领导汇报(自己能百度的问题就不要问了...)5 z: K# u3 n$ f4 J9 `7 V
二、工作建议9 {' }6 M- T. F! j2 |$ {
在工作中会发现一些不合理的事项,如果你认为应该改进,并且有改进方法,这类建议值得向领导汇报,能够给领导留下你是一个热爱工作、善于思考的人。
8 e4 }. _4 e6 D9 c" T \当然,不要做那种“我不懂,我不做,我懒得思考,但是我希望领导懂,领导叫人做,领导提供方法”的员工,那样离卷铺走人也不远了,即便你改进的建议不算特别好,但是总比没有来得强。+ L& f+ w( U" v0 M6 A. c: ~) R
有些问题,领导不是不知道它的不合理,可能一时半会儿也没有对策,或者没人去执行,你发现了不合理并不代表你很优秀,发现不合理并且提出合理措施才值得嘉奖。7 {# f: \. I s4 j3 e( T5 r
三、工作进度1 ?8 e- y* l* Q0 D- M) r2 h
如果领导交待给你一项工作,不论这件事做得好与不好,都应该向领导同步一下工作进度,一是告诉他“这件事我正在跟进”,二是防止工作出了问题。9 W4 F* H; @' n! W
我刚参加工作的时候,属于闷头苦干的那种。有次领导让我一周内做好一份演示(PPT),一心想证明能力的我,埋头苦干了6天,提前一天交付给领导,结果不论是风格还是内容,他都很失望。
6 @( w3 F d7 b1 R# C p从那以后,再也没叫我做过PPT了。, f5 Y4 f& g$ W' F1 [
你看,如果不及时跟领导同步工作进度,那很可能一件事就在错误的道路上越走越远。$ K; G5 B- U% v2 S. ? X" ?. L2 a1 A
四、工作总结( L, d2 q @9 [& r, Z) q
有些公司会要求员工写日报、周报,其实就是告诉领导自己的工作结果。一方面能复盘自己的工作,另一方面是告诉领导自己的工作价值。
) M3 @1 Y7 t3 m; k4 M9 q. e% t如果可以的话,不止说结果,还可以谈一谈你发现的问题,你的改进措施...
2 \- M$ E+ a5 X2 J5 z1 R4 M, {8 J这四个关键点都是属于有价值的内容,值得向领导汇报,你可以一次汇报多个关键事项,也可以一次汇报一个关键事项。0 L' E4 T- t8 ~7 d
下面,简单聊一聊什么时间点适合向领导汇报。# {# X' P3 J) [/ C8 N5 P% t
$ L% ~' Q( N& _- |- ~汇报工作的最佳时间. V) ?/ y8 I2 n' }# l/ d2 I
有些人会告诉你每天早上向领导汇报合适,因为领导们会开早会;, Y# p1 ^* Q6 s0 [' b+ W
有些人会说,领导开完例会后看情况汇报,万一领导脸色不好,就不要去汇报工作,免得被批评;
* S) e" x5 w9 Y2 J7 T) ^还有人说,有事情第一时间跟领导汇报,让领导做决策;/ N* Q4 s1 ], D7 X; g
这些说法其实都没错,但不完全准确,因为不是所有的事项都通用。
; N: A" Z% p% ~2 }实际上,判断汇报工作的最佳时间,可以根据事项的重要紧急程度来决定。' z" u. O3 r4 S
时间管理中有个著名的“四象限法则”非常适用于工作汇报。5 I6 C, F% a" T( c- G
* s( Y _& B+ _4 F# x3 a$ B
! k* R4 U5 U# _6 W u" o
工作汇报的价值,即四象限中的重要性,重要的事情要向领导汇报,不重要的事情可以考虑不汇报;
! ?! }' ]: `! S0 b* ]工作汇报的时间,即四象限中的紧急程度,非常紧急的事情需要第一时间汇报,不紧急的事情可以先缓一缓。
4 ]: k) J) |/ Q' I" h' r6 y/ f因此,我们可以采用不同的应对措施:
/ n3 d! B8 t4 D8 l重要且紧急的事项:超出权限范围的;突发性的事件;特殊情况存在的潜在风险;等等,这些事情重要且紧急,应该第一时间跟领导汇报。重要不紧急的事项:如工作事项的总结;工作问题的探讨;工作优化的建议;等等,都属于重要但不是那么紧急的事情,而且汇报时间可能会比较的长,建议跟领导约定一个时间,然后慢慢汇报。
. R% p- N! X- J8 _ 1 x R! g$ \8 S: O; L4 [2 r% u* Q) {% f
具体汇报形式怎么选?
" d6 C0 [# O. z" s7 G6 C9 M% |8 J* n, {& o2 ~
不过,目前一个很大的误区就是,很多人以为的工作汇报就是口头说说,或者整理成一份word文档发给领导。
% b2 W( Y1 e& D2 b% V但其实,口头汇报很容易忽略数据和细节,也很容易被遗忘;长篇的文档则很容易重点不明,让人没有耐心看完。
. P$ o2 @3 [6 ?1 S) J1 ?实际上,同样的汇报,做成ppt会比其他形式得到更有效的回应。
! m5 b+ p" H( A- `* w" `就像常见的年终总结那样,之所以做成PPT也是为了更简单明了地传达有价值的信息,同时还能用配图和表格来进一步说明情况。' o- w. m! Z2 l! F
有些人可能觉得PPT很难做,其实不然。一般的工作汇报ppt不需要像年终总结那样复杂,只要找到合适的模板,再修改内容即可。7 K- R! D" m3 N4 ?: n9 |9 @
这里推荐一个我自己常用的ppt模板平台,叫做Canva可画。
+ _( i0 \* V+ m6 p# Z知乎营销平台这个平台上有5600多套PPT模板,从金融业到广告业,从国企到外企,从年终总结到小组汇报...不论是什么场景、什么行业的模板,都能在这个网站上找到。
& t- U0 D1 n G" Z5 h) w+ o) f- E5 k0 i

8 c* C0 e2 l; z' t7 Y# M除此之外,还有一些icon图标、数据图表之类的,操作起来很方便。2 E: `+ u" b R
0 U1 d6 S8 b# C) U& i: x

0 z4 n9 i( D! w+ @+ E- Q对我来说最实用的功能其实是导出多种文件格式这点,不管是pptx、pdf还是线上链接都可以,有效避免了文件丢失和乱码,领导想直接批注也可以。
r, ?, O8 ]" H4 l, V1 ]6 t3 F; }. c
% A" \. e% Y$ b5 _/ Z$ n: G
有了工具的加持,做出优质的汇报PPT自然不在话下。" ?9 f8 O' J7 _8 ?
写在最后
+ D( A v# S! e( X1 i; ~
+ U9 n/ G/ _: `, ~# B) P以上,就是关于如何汇报工作的的建议与参考经验啦,希望对你有所帮助。6 B0 o. h% T$ u: G
我记得刚步入职场,向领导汇报工作时,经常被领导批评“没重点”;后来几次升职跟跳槽后,也有员工向我汇报工作,我最常跟他们说的也是“讲重点”。9 k4 x6 M# w# s% |
其中原因是一方面,没弄清楚“事情的重要性”;另一方面就是表达没有抓住“事情的重点”。! F/ H+ g: a. F
事情的重要性可以参考上面“什么时候需要汇报”“汇报什么内容”,我想应该能解决这个问题。( z- E% n& C& e
而事情的重点,则是汇报的话术,也就是表达结构。
/ H+ @0 ~$ M( X# U& F简单的说一下,表达结构可以采用“总-分”结构,如下依次说明:. [1 @, y7 U3 l2 _1 J
9 E. Z3 k1 E5 d
) M, Z) ?: p! ^
这里就不详细写下去了,具体可以看我的另外一个回答:( S+ s1 {/ j* Q! B% v' @& i i
我想练习表达能力,应该从那方面开始?如果你有其他看法、建议,欢迎留言交流。2 s6 b8 _+ Z% Y, g
——————! b2 {$ g3 }5 y$ F# t8 T5 P
✨ 看完记得点个赞哟~
2 G% [6 f1 G' F✨ 更多成长干货:
# g: ]8 y6 y. A0 l6 q) R如何提升自己的思考能力?6 K$ ~1 g# r% ~+ D! O
和别人说话时不自信怎么办?
, z/ o" N' S' c不想学习的时候,怎么逼自己学习?
' Y7 b- R% V1 {# S) W* w7 A9 z: ]——————
$ h( l- c. D4 {1 z% p欢迎关注@思宇爱读册,微信订阅号【跟思宇一起阅读】,分享实用性的成长干货,偶尔来碗“毒蘑菇鸡汤”。
3 ~+ h" [7 ?% b6 S3 d 谢谢你的支持! |