最近有很多朋友私信问我汇报的PPT该怎么做,觉得自己动手做PPT太麻烦了,我平时用得比较多的是一个叫Canva可画的网站/App,直接套用PPT模板就行,能极大地提升汇报工作的效率。
5 F8 t+ W" }% ^. L7 {% p& J知乎营销平台这个平台上的模板颜值高,重点是大多数都是免费的,具体介绍放在文末了。4 ~5 r5 V1 O) K
#以下为正文
0 I6 ~# l6 \3 G8 Q先说结论,非常有必要,而且这是一个帮助你升职加薪的良性行为!
; U. `% F- l/ v5 X大多数人担心汇报招领导烦,是因为你没掌握正确的汇报姿势,这个后面会讲,这里先说一说为什么有必要。
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# J5 L/ M$ [- {汇报是一个增加收益,规避风险的行为。: J7 O- Z# R3 i& i* M. z
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先说收益,能增加领导面前的存在感。
1 r, I' ?6 F& b0 c; \) x* [- M 我刚参加工作的时候,所在的部门有80名员工,当时的职级是这样:大部门总监-大部门经理-分部门经理-高级主管-初级主管-资深专员-专员" R8 |1 d* L( V
我作为小专员跟总监隔了5个层级,他连我叫什么都不知道,但是跟我同一批入职的员工里的某位同事,他总能叫出他的名字。
4 M7 V3 H) S, L9 c. q9 g我一度以为他们有什么PY关系,后来我询问那位同事,发现原因很简单,因为经常在总监面前刷脸。比如在电梯里遇上主动跟他攀谈,在篮球场上碰到“厚着脸皮”一起打球,就是比较会来事儿的那种。
5 W1 d0 \" N5 K" U4 V2 f2 K汇报工作也是刷脸的重要方式。如果你不善言辞,不知道如何“讨好”领导,那么汇报工作绝对是最佳的刷脸方式(前提是正确的汇报技巧,后面会说),毕竟公司人那么多,只有不断强化在领导心目中的印象,才有机会脱颖而出。
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其次是获取帮助。
3 }( G# {/ Y2 U: T. | 在职场中,你最大的资源其实就是你的领导,不要老抱有领导就是增加工作量、分派任务的想法。. E1 v9 ]- _ p9 G
记住这句话:“领导是你最大的资源。”
Z0 K# A. }( X+ c3 U: A如果一项工作需要跨部门协作,但是你跟其他部门又不太熟,自己找别人吃了闭门羹,这时候怎么办?
) Z1 W; T0 x; u* H6 q! E7 d+ s当然是找你的领导,让你的领导跟其他部门领导打个招呼呗。2 i$ s( h; k* H
这种事我遇到太多了,找财务文员,他们就说“我们经理没交代”;找人事,人事也会说“我们经理没交代”;找他们经理,经理说“让你的领导跟我说。”
% B$ r, |/ S9 v$ N/ h. x这时候,是不是觉得领导好使了,能够帮你解决问题,而不是给你增加任务。
1 |* L" ^. w& K2 F& T) [- V而且,领导既然能做到领导,大部分情况下都有过人之处,领导的经验、思考方式,能在你遇到问题时给予一些建议与指导。/ F9 U6 G! C3 j3 W0 n
此外,有些事情的决策权已经超过你的权限,这时候肯定要找领导帮助呀。2 z0 A/ T6 z5 L
汇报工作的收益其实还挺多的,这里就不细讲了,下面说说规避的风险。2 B: ^+ ^5 k7 U2 h* E
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减少工作的不可控性4 \2 W- o( l' ^( L( t! Y" [1 j/ w
当人们遇到的事情不在自己的掌控范围内,就会陷于无奈与绝望之中,产生非常强烈的焦虑情绪。
" ~' F5 U; c# F9 s9 H比如出门坐公交车,通过APP查看公交车的位置,结果临到车站眼睁睁看着公交车开走;比如跟朋友约好了下午6点吃饭,但对方却迟到了,你打电话询问得知20分钟后会到,结果25分钟过去了,朋友还没出现;又比如,跟同事协同工作,按进度他今天把手上的事情做完,你就可以开展你的工作,结果临近下班了才告诉你要过几天才能交付给你。! D8 E- m5 [) q2 m
以上这些情景,我想你或多或少都遇到过,在你身上发生这些事情的时候,你是不是感觉很焦虑,很烦躁呢?
; v- R5 C' [, J1 c% O4 ^! i在职场中,向领导汇报工作,就是为了减少这种不可控性。
7 s7 I7 w" u+ d6 p, Z2 Z' T O一是让领导了解工作的进度,增加领导心理安全感,认为事情在自己的掌控之中;
; q7 I6 S8 l0 r4 c% g二是让领导把关一下工作,确保进展在计划之内,防止在错误的道路上越走越远;
% Q) W1 h: @3 T: D' z q三是发生意外的时候,提前告知领导,可以有时间做好应对风险的准备,否则等到事情完全失控,也要辞职走人了。
1 z7 l( l) ~: }0 d因此,汇报工作非常有必要。' C- V# J1 [5 f( ^
当然,如果你不知道怎么汇报工作,该汇报什么内容,什么时候该汇报,那领导真的会嫌你烦。
9 ~, n3 r. w( G- k( T5 X' @5 B; l那么下面,就来说一说,该如何汇报工作。
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如何向领导进行工作汇报5 y) H+ }( E1 }6 Y; r
. C9 n+ U, @. B7 J& w Y* A汇报工作之前,你需要思考这3个问题:- i& Z& I H l7 j
1.什么事情需要汇报?& c2 v( V. O3 A$ x
2.汇报的内容是什么?% g' V1 r5 ?: I: ?, q* N: o
3.什么时间汇报合适?
. v, M2 U1 e& v3 g当你思考完这三个问题,其实你就做好汇报工作的准备了。
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什么事情该汇报?
" M; a- C4 c: B& L0 [$ p3 o 我大学在酒店实习的时候,有个送餐部的同事,每出一个餐都要跟经理汇报一下,后来没到两周,他就被调离送餐部了,因为经理不堪其扰,这就是“不懂工作汇报”的典型。
, H' }* A% G5 n3 A/ u在工作中如果事无巨细都要向领导汇报,不仅在领导心目中留下“没主见、不机灵”的印象,甚至领导看到你就烦,想方设法把你弄走。; R. A$ [6 c" U. \
所以啊,不是所有的事情都需要汇报。: P2 U% W# | Z, J Q: \
我认为在职场中,遇到以下四种情况需要汇报:
! }. I9 H0 g/ ~0 N) \& W. d3 D一、工作计划开展前,需要跟领导请示一下,这个计划是不是可行,预计收益是否达到领导的要求;
1 `5 z5 q8 Y/ S' ]( A- \二、工作计划进行时,需要跟领导同步一下,避免计划偏离,不要让领导失控,要让领导放心、安心;
y1 H7 U/ M; `5 j5 p4 M0 y8 \三、工作计划完成时,需要跟领导总结一下,“邀一邀”功劳,让领导知道事情完成了,不论结果是好是坏,他都心里有数;' R# p- k8 k# `
四、工作权限超出自己范围时,需要让领导来做个决策,比如你们部门要采购一些物品,涉及到钱的事情一般都需要上级领导审批,先问问领导的意见。0 {) ^% @* c3 g- o' j
在平常工作时,一些比较常规的事务性工作,就不需要时时刻刻汇报了,除非特殊情况。
) V2 k/ l! a8 c/ [- ?5 u* O比如我以前的那位送餐同事,给酒店里的客人送个餐就属于日常事务,没必要每出一次餐就汇报一次,这属于自己权限职责内的事(如果是特殊的VIP客户,比如集团的老总、业主公司的董事,这时候就需要另行汇报。)/ V6 N1 q/ L/ E8 I5 _
如果你已经考虑完了第一个问题,认为这件事需要向领导汇报,你就要开始思考第二个问题——汇报什么内容。
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有价值的内容才值得汇报! k6 e0 N; q$ l0 l& W. ^5 n/ h% d
职场沟通讲究的是有效信息传递,尤其是向上管理。
0 p9 `; g$ K; ~6 u3 y9 _跟领导汇报工作不是为了闲聊,也不是打发时间,而是交流工作。因此内容的价值,不得不考虑,不然就容易被领导批评“讲重点!”: R1 y% } R! Z) `6 x
汇报工作讲重点,不仅仅不耽搁领导的时间,更重要的是,学会归纳总结的能力,抓住事情的本质问题,这样才能逐步提升自己的工作能力。
% M- ^6 R* c/ G' K6 J! i- t+ A那么哪些内容是有价值的内容呢?
/ [5 R( D0 I# o3 K! [" Y! t我认为要抓住以下4个关键:
/ G+ L5 x' g9 k+ o( C# `6 |3 u一、工作中的问题/ C2 j9 a4 U- R, y
什么是问题?预计目标与现实之间的差异就是问题,超出你能力边界的事情就是问题。 T3 E% z* m- L0 b/ Z
自己不知道怎么办?找有能力解决的人帮忙,其中就包括了请教你的领导。
* B: B2 R7 N3 D# i领导的经验能力或者他思考问题的角度,或多或少都能给你提供一些支持与指导。当你在处理工作时,遇到了问题,把问题界定清楚,然后向领导汇报(自己能百度的问题就不要问了...)& |6 t O! z0 a% }
二、工作建议9 {1 a( c6 y: m6 D
在工作中会发现一些不合理的事项,如果你认为应该改进,并且有改进方法,这类建议值得向领导汇报,能够给领导留下你是一个热爱工作、善于思考的人。
6 U) {: U5 f: H* |当然,不要做那种“我不懂,我不做,我懒得思考,但是我希望领导懂,领导叫人做,领导提供方法”的员工,那样离卷铺走人也不远了,即便你改进的建议不算特别好,但是总比没有来得强。3 ?5 D9 o% F7 I$ y3 V& ?* _; d8 v: o
有些问题,领导不是不知道它的不合理,可能一时半会儿也没有对策,或者没人去执行,你发现了不合理并不代表你很优秀,发现不合理并且提出合理措施才值得嘉奖。
: F8 a2 w; [; h9 \3 c* L% k3 G5 z三、工作进度
4 S q/ F. M' S: f0 }如果领导交待给你一项工作,不论这件事做得好与不好,都应该向领导同步一下工作进度,一是告诉他“这件事我正在跟进”,二是防止工作出了问题。
1 x" M4 l# `* }& d. l我刚参加工作的时候,属于闷头苦干的那种。有次领导让我一周内做好一份演示(PPT),一心想证明能力的我,埋头苦干了6天,提前一天交付给领导,结果不论是风格还是内容,他都很失望。/ Z0 N8 z# n' M* Z+ X r
从那以后,再也没叫我做过PPT了。
6 L- o" O) z' B4 H' V. t* ]8 n你看,如果不及时跟领导同步工作进度,那很可能一件事就在错误的道路上越走越远。+ O; @' j+ I+ E* I0 g2 O0 }+ a) {
四、工作总结
1 [+ w0 ~& Z1 c+ w5 W$ {有些公司会要求员工写日报、周报,其实就是告诉领导自己的工作结果。一方面能复盘自己的工作,另一方面是告诉领导自己的工作价值。* @; b( w4 U% M5 V8 \
如果可以的话,不止说结果,还可以谈一谈你发现的问题,你的改进措施...9 T# W. ^1 F5 }5 o0 ]5 V
这四个关键点都是属于有价值的内容,值得向领导汇报,你可以一次汇报多个关键事项,也可以一次汇报一个关键事项。
3 C2 P2 C3 l, A6 U1 w1 m下面,简单聊一聊什么时间点适合向领导汇报。! g& |2 `% I4 O. g4 v, G; G
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汇报工作的最佳时间
$ w# S+ P# R0 ~4 S+ _. I. s3 x* u 有些人会告诉你每天早上向领导汇报合适,因为领导们会开早会;- d( k0 u' R) n( v
有些人会说,领导开完例会后看情况汇报,万一领导脸色不好,就不要去汇报工作,免得被批评;" T$ Z, a+ X7 s( r. q9 B
还有人说,有事情第一时间跟领导汇报,让领导做决策;; ?7 B- b4 T' D- d
这些说法其实都没错,但不完全准确,因为不是所有的事项都通用。, s. e% l6 B% O
实际上,判断汇报工作的最佳时间,可以根据事项的重要紧急程度来决定。7 `$ O& Q& L8 _+ g. H
时间管理中有个著名的“四象限法则”非常适用于工作汇报。* S! i5 s I: j2 S5 w( J1 {
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: ~: q# N4 L* y* Y0 F) U, z! y: y工作汇报的价值,即四象限中的重要性,重要的事情要向领导汇报,不重要的事情可以考虑不汇报;4 c9 V7 ^5 a9 Z. [ ] \3 a
工作汇报的时间,即四象限中的紧急程度,非常紧急的事情需要第一时间汇报,不紧急的事情可以先缓一缓。, w# P/ y# n% s6 H1 j
因此,我们可以采用不同的应对措施:8 Z9 N5 z T7 T& t. V
重要且紧急的事项:超出权限范围的;突发性的事件;特殊情况存在的潜在风险;等等,这些事情重要且紧急,应该第一时间跟领导汇报。重要不紧急的事项:如工作事项的总结;工作问题的探讨;工作优化的建议;等等,都属于重要但不是那么紧急的事情,而且汇报时间可能会比较的长,建议跟领导约定一个时间,然后慢慢汇报。( i- T) o& c4 M7 G: X7 N
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具体汇报形式怎么选?6 V. t5 D6 W9 B) c! r5 @
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不过,目前一个很大的误区就是,很多人以为的工作汇报就是口头说说,或者整理成一份word文档发给领导。
% R3 w- d9 ^8 X但其实,口头汇报很容易忽略数据和细节,也很容易被遗忘;长篇的文档则很容易重点不明,让人没有耐心看完。 & ]: ~8 y5 p1 D# d% \9 B! M
实际上,同样的汇报,做成ppt会比其他形式得到更有效的回应。 % J5 ^ w* f9 i h: ?
就像常见的年终总结那样,之所以做成PPT也是为了更简单明了地传达有价值的信息,同时还能用配图和表格来进一步说明情况。$ J, ]0 K& S8 a0 ^
有些人可能觉得PPT很难做,其实不然。一般的工作汇报ppt不需要像年终总结那样复杂,只要找到合适的模板,再修改内容即可。" _6 @ N! m5 X" I6 r& g7 K/ V/ v! |
这里推荐一个我自己常用的ppt模板平台,叫做Canva可画。
' r* N4 O: V) G. A9 _知乎营销平台这个平台上有5600多套PPT模板,从金融业到广告业,从国企到外企,从年终总结到小组汇报...不论是什么场景、什么行业的模板,都能在这个网站上找到。. N: y5 K* ^7 X* s7 }% T
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' e" i3 a5 {3 G2 l% i+ Y4 ~# K2 ~除此之外,还有一些icon图标、数据图表之类的,操作起来很方便。
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$ s$ g% p4 N5 S对我来说最实用的功能其实是导出多种文件格式这点,不管是pptx、pdf还是线上链接都可以,有效避免了文件丢失和乱码,领导想直接批注也可以。$ e* A7 o3 D" i" Q" S
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有了工具的加持,做出优质的汇报PPT自然不在话下。2 _, K4 z, l5 U, ]4 Y S+ h& b4 X# p
写在最后
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以上,就是关于如何汇报工作的的建议与参考经验啦,希望对你有所帮助。 m1 p1 s! Z' j" v
我记得刚步入职场,向领导汇报工作时,经常被领导批评“没重点”;后来几次升职跟跳槽后,也有员工向我汇报工作,我最常跟他们说的也是“讲重点”。
5 i) _1 t# N$ x& {其中原因是一方面,没弄清楚“事情的重要性”;另一方面就是表达没有抓住“事情的重点”。 H8 p. P+ c0 M! b* I# H& _% A7 n2 F
事情的重要性可以参考上面“什么时候需要汇报”“汇报什么内容”,我想应该能解决这个问题。2 Y1 X! ]) c8 z- V; ?/ ^& K
而事情的重点,则是汇报的话术,也就是表达结构。
# ]; ^7 v% h, |. b7 e" J简单的说一下,表达结构可以采用“总-分”结构,如下依次说明:
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w1 T# y! S% g, z0 j, H这里就不详细写下去了,具体可以看我的另外一个回答:# ]9 k4 J' O2 A, C! i7 N w3 U* F
我想练习表达能力,应该从那方面开始?如果你有其他看法、建议,欢迎留言交流。: E& J9 D- W E* {1 m, a* g4 l
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如何提升自己的思考能力?0 R" f9 l5 X. E
和别人说话时不自信怎么办?
+ v9 o, {# s4 m( K& t2 T不想学习的时候,怎么逼自己学习?
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p9 Y7 a) ]( I( Q) d欢迎关注@思宇爱读册,微信订阅号【跟思宇一起阅读】,分享实用性的成长干货,偶尔来碗“毒蘑菇鸡汤”。
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