在没有得到教授许可之前,最好不要直呼其名。1 B Y# t0 D7 _) O
给教授写信注意事项:
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5 _" f" Q* _+ ?4 W2 {给教授写邮件,我一直遵循着一个原则——简单点,说话的方式简单点。这个原则是说大多数运行良好的是简单的系统,而不是复杂的系统。因此简洁是设计的主要目标,不必要的复杂性需要避免。$ ~5 R* ^& ]# |3 {2 D
因此,我写邮件的时候只用一行字介绍自己,描述学术兴趣和研究项目则写在第二行,并且提供你学术兴趣的原因(此处你可简单提及你读过的来自该教授团队的论文),然后要求会面(如果你在教授的学校,就当面见;如果不是,就Skype,网上见)。你要知道没有教授会因为一封邮件接受你,所以邮件仅仅是一个开头,让教授知道你有兴趣、合格,然后想和你谈话,讨论可能的项目。我同样会上传一份简历和非官方的成绩单到这封邮件上去。你的目标是让你第一行的自我介绍和第三行描述的想做的工作足够吸引教授的注意力,然后打开你的简历。千万不要写多于三行字,因为这样的话很多大忙人根本不会读完整封邮件(你要知道有时他们每天收到几百封邮件)。
2 F a2 d. H# @最后,我会以“thank you for your time”和“I look forward to hearing from you”结尾。整封邮件请做到有礼貌,还有不要自吹自擂。我本人比较喜欢做列表,下面是一个你该做和不该做的表!
% J! }) m1 y6 L+ Q& `你的邮件应该做到:3 h" Q" e4 X$ A% d: n; p" ]
- g% W- s& w2 P1 n1 P9 y- q$ u一个信息足的标题9 W4 i A, A( D) |9 c
精确$ U& n6 v8 a5 o* V2 H2 s ~, u
正式:Dear Dr. Smith; Sincerely,你的名字
6 C- J5 U4 X/ x8 y8 D不要用Mrs或者Ms; B* G/ ^8 v7 [- R0 u6 T
不要用俗语,简称和表情
; r' Y% U; J( h1 x( Y S申请一个空缺职位时:" M9 f& q( R# x& s
列出教授需要并且你满足的条件2 r# u4 E; Q1 O: P
展示你的经历和经验: H2 ^/ x$ u) g* e- h& q2 [. R/ }
申请一个研究机会时:
6 p, ]( F' |9 ~/ a5 Y. e特别说出你对于研究小组的兴趣(你需要阅读教授的网站和几份最近的论文% ~1 B. D3 L! W% d
解释研究对你人生目标的重要性7 n$ `8 E, N1 a* \5 W' i
要求预约一个面谈/视频谈话时间,如果你在学校里就说会在office hours拜访。4 k3 o- v) b: V* V6 x
及时回复教授要求推荐信或者预约见面时间的邮件.
& E) G; ^$ ~5 g声明:以上观点来自一个大学生,来源于我和几个大四学长交流时候的记录和记忆,至今都被证明有效。些许的不同也很有可能,所以我们可以考虑教授的视角。可以参考接下来Scott E. Fahlman教授的回答。' u! K }' L6 D0 D1 O8 M
7 E3 g$ D: J3 L, J" V9 ?$ m/ o+ Z. @我想举出几个学生可以受益的重要方面:
: E& E4 E! ?: N# p K" Z) K7 K0 c6 X兴趣- 你可能注意到了,我之前的回答写的是“真正的兴趣”,因为对未来研究方向感兴趣是非常重要的。首先你是否想跟着教授实习,或者跟着教授做项目(两者有不同的申请格式)。我假设是后者。
8 f c6 j5 }8 Z' F先搜教授,再搜学术方向- 在你决定兴趣方向之后,了解一下你发邮件的教授的背景和工作,然后再掌握该领域深度技术知识以给教授留下深刻印象。注意最重要的是让教授看到你的邮件然后考虑你作为人选。你很有可能只是听说某个教授不错,然后给他发个邮件,甚至没有了解他具体的研究兴趣。这类邮件一般都会终结于教授的垃圾桶里。
/ U+ Z" _' o% E1 z/ W耐心和乐观- 正如Baihong Jin(之前的答主)所说的那样,对是否能收到回复保持乐观,但千万不要太确定。既然你说了这是第一封邮件,你可能要等待一段时间(一两周吧)才能收到好的答复。等待的时间是令人沮丧的,沮丧可能会演变成绝望,然后体现在接下来的邮件里。你必须掌控情绪,在接下来的邮件里展现出和第一封邮件一样的热情。一定要有耐心,很多大四学生告诉我们,他们给教授们发过上百封邮件,才能最终拿到一个教授和学生双方都满意的结果。6 t7 ~* M0 h3 ], W7 k% a
写邮件内容的时候注意以下几点:
+ ~& D. j6 }" f6 c不要把同一封邮件发给一个以上的教授。你的发送对象必须具体。8 ]# ~1 q; d; `8 w+ c6 f/ M
发邮件的时候使用教授的名字,但一定要查下教授的国家称呼长辈的文化。比如,在给印度教授发邮件的时候不要用Dear Professor XYZ,因为印度文化不允许晚辈直呼长辈的名字。) J$ K# U3 W$ D
用“Yesware”或“Streak”查看收件人是否读了你的邮件。但是不要用任何会显示邮件被追踪的追踪软件(一般显示在邮件的底部)。* u* V0 g- \! U% {" Q" ^
正如Sumon Datta所说的那样,不要在第一封邮件里上传简历和成绩单。如果需要的话,最好把简历上传到网上然后给教授在邮件里附一个网址链接。你可以用一些学校提供的服务器空间,或者任何其他的服务器,自己建一个网址名字然后上传你的文件。在邮件里贴上网址链接就好了。9 f, L, |9 u5 j( j
发邮件前看一下时区,确保你的邮件极有可能是收件箱里的最后一封,这样教授到办公室的时候第一眼就能看到你的邮件。
) x" ~+ o3 T" Z, e6 B一周没有收到回复后,在第一封邮件下再发一封提醒邮件,以确保教授没有错过你的来信。
8 i$ g8 e! _, ~0 {' ~底线:在发邮件前,认真阅读教授网站“perspective student”的页面。一般情况下教授都会在该页面写下申请流程和申请人要求。7 Q" g0 d7 [3 b
下面是一封邮件范文
# x% v, \/ z: ^% _: ~亲爱的XYZ教授,( u% _2 _! ~ }2 p, o- J) X- A
我是姓名,一名来自某大学的某专业大几学生。我想要成为您的研究生。7 U! b3 m9 O# J! I6 F6 t6 `' m
我学术成绩目前为止很优秀,我最近的CPI是(*/10或者*/5),我目前在我系的排名是__
- S' S! n- Q- w# C' j您可以在下面这个链接里看到我的简历:www.___________# P2 y# C) ~9 f' R5 a" O5 w* Q
我有幸发现您在某大学做过ABC具体领域研究。自从学习了某相关课程后我对ABC产生了强烈的兴趣。我最近在做一个相关的项目研究。
) |0 R- t8 r, n, v8 H# |; Z期待收到您的回复。
" f1 e; j7 i$ t; n% e$ |; W真诚的,6 G! Q! ]% H( l
签名
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